Praktikumsplan erstellen mit Numbers

Question

Stufe 1

16 Punkte

Praktikumsplan erstellen mit Numbers

Hi Leute, in der Vergangenheit war ich ich immer auf Duplikate hervorheben durch "Bedingte Formatierung" bei Excel oder LibreOffice angewiesen. Jetzt gibt es bei mir im Job eine Änderung und ich habe die Hoffnung auf Numbers wechseln zu können, wenn ich eine elegante Lösung für mein Problem finde. Aber ich muss sagen, es ist kompliziert für mich.

Zum Problem: Ich versuche in Apple Numbers einen Plan für mehrere Teilnehmer zu erstellen.

Ausgangssituation:

Ich habe mal ein Bild angehängt, das ungefähr zeigt, wie das in der Vergangenheit bei mir aussah. Die roten Zellen heben mir Fehler in meinem Plan hervor.

Zeilen = Teilnehmer
Spalten = Wochentage
In jeder Zelle wird ein Arbeitsplatz / Slot eingetragen
Pro Tag gibt es nur eine begrenzte Anzahl an Plätzen (A1, A2, ..., C3)
Jeder Platz (bzw. Slot) ist einer Kategorie zugeordnet (z. B. A, B, oder C)

Randbedingungen:

Pro Tag dürfen nur so viele Teilnehmer eingeplant werden, wie Plätze verfügbar sind. Im Beispiel sind das 8.
Ein Teilnehmer darf aber jede Kategorie nur einmal durchführen. Also nur einmal einen Platz aus Kategorie A, einen Platz aus Kategorie B und einen Platz aus Kategorie C. Nicht o.K wäre für einen Teilnehmer z. B. A3 und A1 an verschiedenen Tagen zu haben.
Idealerweise soll Numbers:

- warnen oder markieren, wenn ein Teilnehmer eine Kategorie doppelt vergeben erhält oder eine Eingabe verhindern.
- warnen oder markieren, wenn ein Tag Duplikate enthält. Also das z. B. an einem Tag zweimal A1 eingetragen wäre.

Meine konkrete Frage:

Wie würdet ihr diese Struktur in Apple Numbers aufbauen, um

– Tageskapazitäten zu begrenzen

– parallele Angebote desselben Kategorie zu erlauben

– und dennoch zuverlässig zu verhindern, dass ein Teilnehmer dieselbe Kategorie mehrfach zugewiesen bekommt?

Ich freue mich über Vorschläge zur Tabellenstruktur, Formeln oder bewährte Workarounds in Numbers. Ich bin auch offen für komplett andere Lösungen, weil ich möglicherweise betriebsblind bin.

Vielen Dank!

MacBook Pro 14″, macOS 26.2

Gepostet am 29. Jan. 2026 11:30

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Answer 1

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PreCognition

Stufe 9

60.106 Punkte

05. Feb. 2026 10:21 als Antwort auf pa1n

Hallo pa1n,

bei so vielen Teilnehmern und Tagen stößt man mit Numbers oder Excel schnell an seine Grenzen.

Die Tabellen werden riesig, Formeln und Hilfsspalten unübersichtlich, und die visuelle Kontrolle geht praktisch verloren. In solchen Fällen lohnt es sich definitiv, über dedizierte Planungs- oder Scheduling-Software nachzudenken, die solche Regeln direkt abbilden kann.

Es gibt verschiedene Optionen für Dich / Euch:

Webbasierte Schicht- oder Slot-Planer wie Sling, WhenIWork oder Shiftbase ermöglichen Kapazitätslimits pro Tag, Regeln für Teilnehmer und Kategorien, automatische Warnungen bei Konflikten sowie Drag & Drop der Einträge – und behalten selbst bei sehr großen Teilnehmerzahlen die Übersicht.

Beste Grüße & viel Erfolg! 🌺

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Answer 2

30. Jan. 2026 09:03 als Antwort auf pa1n

Hallo pa1n,

ich glaube ich habe - nach sehr viel Arbeit - eine Lösung gefunden, die allerdings zumindest derzeit noch alles andere als elegant ist

Markierung bei Mehrfachbelegung der Kategorie

Hierzu habe ich am Ende der Tabelle einige Spalten eingefügt, die darstellen, ob eine Mehrfachbelegung vorliegt (Spalten N bis P; ich habe die Kategorien A, B und C). Für jeden einzelnen Teilnehmer wird für jede Kategorie berechnet, ob eine Mehrfachbelegung vorliegt. Wenn nicht, wird "nil" eingetragen, ansonsten der Name der Kategorie.

Die Berechnung erfolgt nach der Formel , wobei B3:N3 der Bereich ist, in dem die Eintragungen erfolgen, welche Kategorie geplant wurde. Die Wenn-Berdingung fragt einfach nur ab, ob es mindestens einen Eintrag gibt, sonst wird "nil" eingetragen.

Die bedingte Formatierung erfolgt dann im Feld Kategorie und fragt im Prinzip ab, ob der dort eingetragene Wert in den Spalten N-P gefunden werden kann. Wenn das der Fall ist, wird die Zelle rot gefärbt.

Die bedingte Formatierung folgt demnach dem Regelsatz

und entspricht damit dem oben Gesagten.

Markierung bei unzureichender Platzzahl

Die Markierung bei unzureichenden ist nochmals unschöner.

Ich habe eine Tabelle, die pro Kategorie die Zahl möglicher Plätze angibt. Die Anzahlen werden manuell angegeben.

Es gibt eine weitere Tabelle, die pro Datum die freien Plätze und die Ist-Zahl der belegten Plätze verwaltet:

Die einzelnen Werte dieser Tabelle Platzverwaltung wird folgendermaßen berechnet:

Ist-Zahl Plätze

Freie Plätze

Hier habe ich einen Ansatz, der allerdings noch unhandlicher ist. Bevor ich diese beschreibe, würde ich gerne dein Feedback erhalten, ob obiges ein gangbarer Ansatz ist. Wenn das der Fall wäre, würde ich mich für diese zweite Beschreibung nochmals hinsetzen...

Wenn du jedoch sagst, "geht so gar nicht", oder "vollständig unklar, was du da treibst", dann ist das wohl so nicht gangbar.

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Answer 3

pa1n Autor

Stufe 1

16 Punkte

30. Jan. 2026 10:31 als Antwort auf MRGL

Hi MRGL,

erstmal danke für deinen ausführlichen Beitrag.

Ich schreibe dir gerade mit Kind am Bauch auf meinen iphone.

Ich weiß nicht ob ich es am Wochenende schaffe mich intensiv mit Numbers auseinander zu setzen, weil es ist ja Arbeit für die ich unter der Woche auch bezahlt werde. Aber wenn ich Zeit finde, werde ich experimentieren.

Freie Plätze: ob es freie plätze gibt, ist egal. Typischerweise mache ich mit Anzahl2 eine Zeile unter allen Daten.

Viele Grüße und herzlichen dank. ich melde mich spätestens nächste woche wieder.

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Answer 4

pa1n Autor

Stufe 1

16 Punkte

05. Feb. 2026 05:37 als Antwort auf MRGL

Lieber MRGL,

herzlichen Dank für deine Mühe. Ich habe mir gerade die Zeit genommen um mir mal deinen Vorschlag anzuschauen. Ich konnte deine Formel nutzen um doppelte Plätze hervorzueben.

Aber ich habe den Eindruck, das wird schnell noch viel unübersichtlicher als es jetzt schon ist. Es ist mit etwa 80 Teilnehmern zu rechnen an etwa 50 Tagen. Wenn ich da ein bis zwei Einträge zusätzlich pro Tag habe, wird das niemand mehr verstehen - also z. B. für den 1.1. Kategorie, Platz, Platzfehler.

Und dann kommen ja noch die zusätzlichen Tabellen dazu mit ebenso mehrere Spalten pro Tag - Ist-Zahl Plätze und Frei Plätze (auch wenn nur ich, diese Tabelle mit den freien Plätzen verstehen müsste).

Vielleicht muss ich für dieses Problem komplett weg von der Tabellenkalkulation.

Viele Grüße

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Answer 5

05. Feb. 2026 05:50 als Antwort auf pa1n

Hallo pa1n,

ich kann dir in deiner Befürchtung der Unübersichtlickeit leider nur Recht geben; das ist aber ein allgemeines Problem von Tabellenkalkulationsprogrammen. In dem Fall sollte man sich rechtzeitig überlegen, eine Datenbank aufzubauen, die wesentlich besser Daten verwalten kann, die über eine Vielzahl von einzelnen Tabellen verteilt sind ( oder eigentlich sein sollten).

Vielen Dank für deine Rückmeldung.

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