Habe von einem kompetenten, freundlichen User Ralf_F_SG die Lösung bekommen und stell sie hier einfach mal rein:
bitte prüf mal ob du "Zusammenarbeit" bei diesen Dokumenten aktiviert hast.
Zusammenarbeit an Dokumenten in Pages, Numbers und Keynote auf iPhone, iPad und Mac - Apple Support (DE)
Wenn das aktiv ist gehen einige Dinge leider nicht.
Bei der Zusammenarbeit nicht unterstützte Funktionen
Wenn du eine dieser Funktionen verwenden musst, beende die Freigabe des Dokuments, nimm deine Änderungen vor, und gib das Dokument erneut frei. Wenn du die Freigabe beendest, wird das Dokument für alle Teilnehmer aus iCloud Drive entfernt. Wenn du den Zugriff auf das Dokument mithilfe der Option "Nur eingeladene Personen" eingeschränkt hast, musst du alle Teilnehmer anschließend erneut einladen.
Diese Funktionen sind derzeit nicht verfügbar, wenn du mit anderen Personen zusammenarbeitest:
Pages, Numbers und Keynote
- Dateigröße reduzieren ("Datei" > "Dateigröße reduzieren").*
- Zeilen und Spalten zwischen Text- und Kopfzeilenbereichen in Tabellen ziehen.
- Stile erstellen, löschen oder neu anordnen.
- Asiatische Sprachen mit Ruby bearbeiten.
- Benutzerdefinierte Zellenformate erstellen oder bearbeiten.
- Jede Instanz einer Schriftart in einem Dokument ersetzen.