Revisionssichere Archivierung E-Mails

Hallo Kacom

Um eine GoBD-konforme und revisionssichere Archivierung mit Apple-Produkten zu erreichen, kannst du spezialisierte Drittanbieter-Software wie DocuWare oder ELO Digital Office nutzen, die mit macOS kompatibel sind.

Nutze zudem die integrierten Sicherheitsfunktionen von macOS wie FileVault und die Firewall, um deine Daten zu schützen. Erstelle regelmäßige Backups mit Time Machine und speichere Dokumente sicher in iCloud unter Beachtung der GoBD-Vorgaben.

Dokumentiere deine Archivierungsprozesse ausführlich, um die rechtlichen Anforderungen zu erfüllen.

Beste Grüße & viel Erfolg!

○ Apple Support ○ Hotline: Tel.: 0800 6645 451 (DE) ○ 0800 220325 (AT) ○ 0800 00 1853 (CH) ○ 

Nativ bekommt ihr das mit Sicherheit nicht hin. Dazu bedarf es spezieller Dokumentationssoftware, die auf die jeweiligen Bedürfnisse individuell abgestimmt werden muss. Das hier im Forum zu beantworten geht über unsere Möglichkeiten hinaus.

Ihr solltet euch mit einem IT-Fachbetrieb in Verbindung setzen und dort Konzepte und Angebote einholen.

Bin etwas spät zur Party, möchte gerne aber einen Gedanken beitragen: Heute nutzen wir alle IMAP als Standard für den Abruf der Mails. Ich stelle die Frage, ob man mit IMAP überhaupt in einem der verbundenen Clients rechtssicher archivieren kann.

Es greifen mehrere Clients zu, die Original E-Mail bleibt immer auf dem Server. Nach meiner Einschätzung kann IMAP nicht sicherstellen, dass man auf dem Client keine Veränderung vornimmt, weil IMAP nicht zwingend zum Server rückdokumentiert.

Aus meiner Sicht müsste für eine rechtssichere Archivierung der Mailbestand direkt auf dem Server abgegriffen und mit entsprechenden kryptografischen Verfahren (Fingerprinting) archiviert werden. Damit ist das m.E. keine Frage mehr an Apple, sondern an die Hosting-Services, die die Postfächer betreiben.

Mitarbeiter:innen besten lässt du dich hierzu vom Apple Business Team beraten. Entweder telefonisch unter der 0800 0003666 oder vom Business Team deines bevorzugten Apple Stores. Bist du/seid ihr bereits als Business Kund:innen geführt? Es gibt für Business Kund:innen auch weitere Vorteile.

Moin Kacom,

Gar nicht, zumindestens nicht nativ. Bei und auf der Arbeit nutzen wir für alle Akte und wichtigen Mails docuware, alle anderen Sachen werden jährlich manuell oder automatisiert gelöscht. (Verwaltende Aufgaben)

Alle wichtigen Ergebnisse die wir erzielen haben wir mit teilweise variierenden Verwahrfristen, diese sind komplett manuell zu löschen und liegen entweder auf unseren Servern oder eben Ausgedruckt oder abgelegt auf Langzeitspeichermedien in unsrem Archiv.

Um deine Frage angepasst an deine Bedürfnisse beantwortet zu bekommen solltest du am besten Mal einen Betrieb mit entsprechender Kenntnis kontaktieren oder bei dir in der Firma eine Haus-IT aufsetzten die sich mit solchen fragen beschäftigt.

Gruß

Tobias

Ist das das was du suchst?: https://help.elo.com/ELOdoc/frame/20/javaclientadmin/de/000009

Gerne.

Gern geschehen Kacom,

es ist schön, dass tobias501 deine Nachfrage inzwischen bereits beantworten könnte, zumal ich nur partiell Online bin.

Liebe Grüße! 🌺